Automatizaciones y Atajos:
Gana tiempo y mejora tu productividad
CONTENIDO:
- ¿Qué son las Automatizaciones?
- Cómo Automatizar tus Publicaciones en Redes Sociales
- ¿Qué son los Atajos o Atajos del iPhone?
- Descarga estos Atajos y empieza a automatizar
- Artículos y contenido relacionado
Imagina un día en el que, en lugar de preocuparte por publicar en tus redes sociales, te dedicas únicamente a lo que amas: crear.
Esos días ya no son solo un sueño gracias a las herramientas que la tecnología nos ofrece hoy, automatizar la creación y publicación de contenido no solo es posible, sino que está al alcance de cualquiera que esté dispuesto a invertir un poco de tiempo en configurarlo.
De antemano, puedo decirte que no es rápido, ni fácil, pero en un par de horas puedes tener un automatismo funcionando y ahorrando mucho tiempo futuro.
Siempre me ha atraído el tema de gestión del tiempo, estandarizar las tareas y las automatizaciones (como estas automatizaciones en Indesign). En concreto, estas últimas, me parecen, aparte de útiles, muy entretenidas; una mezcla de programación, puzzles y mapas mentales u organigramas para crear un tejido de acciones que trabajan solas. Y como en la programación (y en los equipos humanos...) si alguna parte no funciona, la cadena se rompe; todo debe funcionar a la perfección para conseguir el resultado deseado.
Hay mucho contenido respecto a estos 2 temas, pero yo lo dividiré en 2 grandes bloques: Atajos (atajos) en el móvil, en concreto iPhone y Automatizaciones online, para hacer con tu ordenador.
Mi intención es introduciros una semillita con el tema, las posibilidades que nos ofrece y luego vosotros la regáis y la hacéis crecer adaptada a vuestras necesidades.
En este artículo, te llevaré a través del proceso que he seguido para automatizar la creación y publicación de contenido en mis redes sociales y aprenderás cómo estas herramientas pueden trabajar juntas. Y más abajo encontrarás algunos Atajos descargables para importar en tu iPhone.
¿Qué son las Automatizaciones?
Las automatizaciones son procesos que utilizan herramientas tecnológicas para ejecutar tareas repetitivas o complejas de forma automática. Automatizar tareas te permite dedicar menos tiempo a tareas tediosas y más tiempo a lo que tu prefieras.
Las automatizaciones que veremos, las haremos a través de una plataforma online llamada Make.com. Resumida rápidamente, consiste en una web que conecta con otras aplicaciones o servicios para hacer lo que tú digas.
Beneficios de automatizar tu flujo de trabajo:
- Mayor eficiencia: Menos tiempo dedicado a tareas tediosas significa más tiempo para idear y crear.
- Mejora en la organización: Mantén tus proyectos y tareas ordenados sin esfuerzo adicional.
- Adaptabilidad: Las automatizaciones pueden ajustarse fácilmente a las necesidades cambiantes de tus proyectos.
Automatizaciones con Inteligencia Artificial
Las automatizaciones han dado un gran salto gracias a la Inteligencia Artificial (IA), expandiendo las posibilidades más allá de lo que imaginábamos. Hoy en día, no solo podemos automatizar tareas repetitivas; con la ayuda de la IA, también es posible generar contenido, analizar datos en tiempo real y optimizar flujos de trabajo de maneras nunca vistas.
¿Por qué deberías integrar la IA en tus automatizaciones?
- Creatividad y eficiencia: Utiliza herramientas como ChatGPT para crear textos, gráficos y respuestas automáticas personalizadas, elevando la calidad y velocidad de tu trabajo.
- Decisiones inteligentes: La IA te permite analizar datos y ajustar estrategias de forma automática, mejorando los resultados sin intervención manual constante.
- Adaptabilidad continua: Las automatizaciones impulsadas por IA aprenden y se adaptan a tus necesidades, perfeccionando tu flujo de trabajo a medida que evolucionan.
Ahora sí, vamos a los casos concretos...
Cómo Automatizar tus Publicaciones en Redes Sociales
Aquí veremos como automatizar tus redes sociales, pero simplemente es un ejemplo, luego tú puedes configurarlo como quieras.
La magia que haremos será que, con 1 simple link (de algún artículo interesante), crearemos múltiples posts, personalizados por red social, fotos y se creará una "cola" de posts que se irán publicando solos.
Como veis arriba mi automatización completa es un poco compleja, cada uno que lo adapte a sus necesidades.
Paso 1: Configurando tu base de datos
Todo comienza con un espacio de trabajo, en mi caso utilizo Notion. Aquí es donde crearás una base de datos para gestionar tus publicaciones. Puedes hacerlo con otra plataforma, como por ejemplo Google Sheets.
Configuración básica. Base de datos de contenido:
Crea una base de datos en Notion que contenga columnas para el contenido de los posts, las fechas de publicación, los hashtags, y cualquier otro detalle relevante. Yo en concreto tengo estas columnas:
- URL. Donde pegaremos el link.
- Picture. Aquí pondremos el link a la foto principal, si se quiere una foto.
- Post text. Contenido del post que se va a crear.
- Un selector con la Plataforma. X, Linkedin, Instagram, Facebook...
- Y un selector de Status: New, Ready to post, Posting..., Posted
Paso 2: Conectando Notion con Make.com
Una vez que tienes tu base de datos en Notion, es hora de integrarla con Make.com. Esta plataforma permite automatizar tareas y conectar diferentes apps sin necesidad de programar.
Automatización básica:
- Sincronización de datos: Configura Make.com para que revise tu base de datos de Notion a intervalos regulares y extraiga la información necesaria para crear un nuevo post.
- Cada vez que Make detecte una nueva entrada en la base de datos empezará el proceso de automatización.
Paso 3: Perplexity para extraer el contenido
Para este caso utilizaremos Perplexity dentro de Make para extraer el contenido de la URL colocada y hacer un resumen.
Para utilizar Perplexity de esta manera, se hace utilizando su API, así ambas aplicaciones pueden conectarse y hablar entre ellas. Esto significa que hay que pagar por los tokens utilizados, pero es muy barato, en mi caso puse 5$ y tras muchísimas utilizaciones sólo he consumido céntimos.
Paso 4: Integrando ChatGPT para la Generación de Contenido
Aquí es donde la magia sucede. Supongo que todos conocemos a ChatGPT. Con él, puedes generar automáticamente textos o sugerencias de contenido basados en entradas en tu base de datos de Notion.
Importante, no necesitas suscripción a ChatGPT para hacer esto, pero al igual que con Perplexity, necesitas comprar tokens para utilizar la API. Como en el otro, puse otros 5€ y se gastan igual de poco.
Al integrar ChatGPT en Make, puedes crear agentes que hagan lo que quieras:
- Hacer un tweet. Configuras el agente con un prompt personalizado para escribir tweets con tu estilo y tono.
- Post para instagram. Idem que el anterior
- Foto. Si no tuvieras una foto, ChatGPT puede crear una para ti.
Como repito, esto son ejemplos, cada uno que lo utilice como prefiera.
Paso 5: Publicando en Redes Sociales con Buffer
Finalmente ha que integrar Buffer a tu flujo de trabajo. Buffer es una herramienta que te permite programar y organizar publicaciones en redes sociales, asegurando que tu contenido se publique en el momento más adecuado para maximizar su alcance.
Integración con Buffer:
- Programación automatizada: Con Make.com, conecta tus cuentas de redes sociales a Buffer. Cuando el contenido esté listo para ser publicado, Make.com lo envía a Buffer, donde se coloca en la cola para ser publicado en el horario óptimo.
- Gestión sencilla: Desde Buffer, puedes revisar, ajustar y organizar la cola de publicaciones, dándote flexibilidad para hacer cambios si es necesario.
Al usar Buffer, te aseguras de que tu contenido no solo se publique de manera automática, sino que lo haga en los momentos en que tu audiencia es más activa, aumentando así la visibilidad y el impacto de tus publicaciones. Para obtener más detalles sobre cómo integrar Buffer en tu flujo de trabajo automatizado, consulta este artículo de Make.com.
Resumidamente así tendríamos una automatización donde:
- Pegamos una URL en la base de datos de Notion.
- Make cada X tiempo revisa la base de datos y activa la automatización.
- Make extrae la URL y la pasa a Perplexity para hacer un resumen.
- ChatGPT extrae el resumen y crea un tweet, foto, caption o lo deseado.
- Make envía el contenido creado a Buffer para publicar los posts.
Como comentaba anteriormente, no es fácil, pero si te pones, en una tarde lo tienes. Hay muchos tutoriales en Youtube con explicaciones paso a paso, mucho más fácil de seguir que por escrito. Aquí uno de ellos:
¿Qué son los Atajos o Shortcuts del iPhone?
Atajos o Shortcuts es una aplicación de secuencias de comandos visuales desarrollada por Apple. Una forma rápida de hacer cosas con tus aplicaciones, con un simple toque o pidiéndoselo a Siri.
Son automatizaciones en tu móvil. Una cadena de acciones personalizadas entre varias aplicaciones que puede realizar tu móvil directamente sin tener tú que hacer nada.
Beneficios de usar Atajos:
Los atajos pueden automatizar una gran variedad de cosas, por ejemplo, obtener indicaciones para llegar al siguiente evento en tu Calendario, mover texto de una app a otra, generar informes de gastos, enviar mensajes automáticos, hasta realizar varias acciones con un solo toque, los atajos pueden simplificar significativamente tu flujo de trabajo.
- Ahorro de tiempo: Completa tareas repetitivas en segundos.
- Personalización completa: Adapta los atajos a tus necesidades y estilo de trabajo.
- Eficiencia aumentada: Reduce la navegación innecesaria entre aplicaciones y configuraciones.
Y ahora viene lo bueno... ¿Qué pasa si mezclamos las automatizaciones con la IA? ¿Te lo veías venir, eh?
Cómo Crear Atajos en tu iPhone
Paso 1: Accede a la App Atajos
Primero, abre la aplicación Atajos en tu iPhone. Esta aplicación viene preinstalada en dispositivos con iOS 13 y versiones posteriores, así que no necesitas descargar nada adicional. Si no la encuentras, puedes buscarla deslizando hacia abajo en la pantalla de inicio y escribiendo "Atajos" en la barra de búsqueda.
Paso 2: Explora la Galería de Atajos
Una vez dentro de la app, te encontrarás con dos secciones principales: Mis Atajos y Galería.
- Mis Atajos: Aquí verás todos los atajos que has creado o agregado anteriormente.
- Galería: Este es un excelente lugar para empezar si eres nuevo en los atajos. La galería ofrece una selección de atajos prediseñados que puedes agregar y empezar a usar de inmediato.
Paso 3: Crea tu Propio Atajo
¿Tienes una idea específica para un atajo? ¡Vamos a crearlo!
- Haz clic en "Mis Atajos" y luego en el botón "+" en la esquina superior derecha para comenzar un nuevo atajo.
- Selecciona "Agregar Acción". Aquí verás una lista de acciones que tu atajo puede realizar. Puedes elegir entre varias categorías, como "Apps", "Documentos", "Web", "Scripts", y más.
- Elige la acción deseada. Por ejemplo, si deseas crear un atajo que te envíe a casa con un solo toque, selecciona "Mapas" y luego "Obtener indicaciones".
- Personaliza tu Atajo. Una vez que hayas seleccionado las acciones, puedes reorganizarlas, agregar más pasos o establecer condiciones específicas. Por ejemplo, podrías configurar un atajo que, al presionarlo, active el modo de ahorro de batería, envíe tu ubicación a un contacto, y comience a reproducir tu lista de reproducción favorita para el viaje a casa.
- Nombrar y Guardar. Dale un nombre a tu atajo, selecciona un ícono y un color, y luego toca "OK" para guardarlo.
Un dato importante es que al igual que en Make, en Atajos, si tienes la APP de ChatGPT, puedes integrar la inteligencia artificial en tu automatización. En mi caso se me ocurrió utilizar a ChatGPT como un DJ, para escoger un disco personalizado según un momento concreto y ¡funciona a la perfección!
Paso 4: Añade el Atajo a tu Pantalla de Inicio
Para hacer que tu nuevo atajo sea fácilmente accesible, puedes agregarlo a tu pantalla de inicio, tal como si fuese una APP.
- Abre el atajo que acabas de crear.
- Toca el ícono de tres puntos en la esquina superior derecha.
- Selecciona "Añadir a Pantalla de Inicio".
- Ajusta el nombre y el ícono si es necesario, y luego toca "Añadir".
¡Y voilà! Ahora tienes un atajo personalizado en tu pantalla de inicio listo para usar.
Paso 5: Utiliza Siri para Activar tus Atajos
Otra manera de aprovechar al máximo los atajos en tu iPhone es integrarlos con Siri.
Puedes activar cualquier atajo simplemente diciendo "Oye Siri" seguido del nombre del atajo. Esta función es especialmente útil para situaciones en las que no puedes usar las manos, como cuando estás conduciendo o cocinando.
Descarga estos Atajos y empieza a automatizar
Aquí tienes varios Atajos para que puedas importarlos en tu móvil.
La música perfecta con ChatGPT + Spotify
Un Atajo que he creado para encontrar la música perfecta para el momento perfecto. Usando a ChatGPT como nuestro propio asesor musical.
Album GPT busca un album y lo reproduce desde la canción 1. Song GPT busca una canción en concreto.
- Pide si quieres texto o voz (por si prefieres escribir o si en cambio estas ocupado y prefieres dictarlo).
- Debemos escribir o dictar la situación o petición. Por ejemplo: "Musica animada y alternativa, estilo tropicalista para ir en coche a la playa".
- Chat GPT nos buscará la música perfecta para nuestra situación.
- Se envía la petición a Spotify a través de su API.
- Se reproduce la primera canción del album sugerido por ChatGPT.
- Nos llega una notificación (de texto o voz, según el punto 1) con el resultado.
Nota: para este Atajo hay que hacer alguna cosita extra, como tener instalada la aplicación de ChatGPT o conseguir una llave API de Spotify (es gratuita y tienes los pasos dentro del mismo Atajo).
Artículos y contenido relacionado:
Puedes escuchar "Automatizaciones y Atajos: Gana tiempo y mejora tu productividad" en nuestro podcast: CHENSIO: Asuntos Gráficos, un espacio donde hablo sobre Creatividad, Diseño Gráfico y Tipografía.
¿Quieres aprender más sobre cómo optimizar tu tiempo?
Si quieres continuar expandiendo tus conocimientos sobre automatizaciones, gestión del tiempo, ... te recomendamos:
📕 Hábitos atómicos de James Clear. El poder transformador de las pequeñas decisiones cotidianas
📗 Cuatro mil semanas: Gestión del tiempo para mortales de Oliver Burkeman, un libro para leer varias veces con muy buenas reflexiones sobre la vida y lo que queremos hacer en el poco tiempo que tenemos.
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Espero que el artículo te haya sido útil e interesante, si tienes alguna sugerencia no dudes en ponerte en contacto conmigo.